Επικεφαλής γραφείου διοίκησης / επικεφαλής λειτουργιών ηλεκτρονικού εμπορίου

Η εταιρεία και η πρόκληση

Η My Moissanite είναι μια ταχέως αναπτυσσόμενη επωνυμία ηλεκτρονικού εμπορίου κοσμημάτων υψηλής ποιότητας με σκόπιμα λιτή δομή. Εργαζόμαστε από ένα όμορφο γραφείο στην περιοχή Recoletos της Μαδρίτης, με δύο μπαλκόνια με θέα στο Palacio de Cibeles.

Η ομάδα μας είναι μικρή: μόνο ο ιδρυτής και ένας προγραμματιστής πλήρους απασχόλησης. Ωστόσο, πετυχαίνουμε αποτελέσματα πολύ μεγαλύτερα από όσα θα περίμενε κανείς από το μέγεθός μας, βασιζόμενοι σε μεγάλο βαθμό στον αυτοματισμό, την τεχνητή νοημοσύνη και σε έξυπνους συνδυασμούς των δύο.

Αυτή είναι όμως η πραγματικότητα: ο ρυθμός ανάπτυξής μας αρχίζει να ξεπερνά τις επιχειρησιακές μας δομές. Ένα υπερβολικά μεγάλο μέρος της καθημερινής λειτουργίας παραμένει στο μυαλό του ιδρυτή, ενώ η εκτέλεση υπερβολικά πολλών εργασιών εξακολουθεί να βασίζεται σε συνομιλίες, στη μνήμη και σε αποσπασματική παρακολούθηση εκκρεμοτήτων. Χρειαζόμαστε ένα άτομο για τη θέση συντονισμού της διοίκησης / επικεφαλής επιχειρησιακών λειτουργιών ηλεκτρονικού εμπορίου με ισχυρή ικανότητα αυτόνομης δράσης και ανάληψης πρωτοβουλιών, που να ευδοκιμεί σε ένα περιβάλλον με γρήγορους ρυθμούς και κάποια αταξία και να μπορεί να χτίζει απόλυτα αξιόπιστα συστήματα χωρίς να επιβραδύνει τον ρυθμό μας.

Δεν πρόκειται για έναν αμιγώς επιχειρησιακό ρόλο, ούτε για απλή υποστήριξη πελατών ή διοικητική υποστήριξη. Ναι, θα αναλάβετε την καθημερινή ροή εργασιών. Μόλις όμως αυτή τεθεί υπό έλεγχο, ουσιαστικό μέρος του ρόλου σας θα είναι να διασφαλίζετε ότι το σύνολο των εργασιών της επιχείρησης καταγράφεται με σαφήνεια, ιεραρχείται, ολοκληρώνεται και βελτιώνεται συνεχώς.

Τι θα κάνετε στην πράξη

Αυτή η θέση δεν απευθύνεται σε άτομα που επιθυμούν ένα στενό πλαίσιο αρμοδιοτήτων. Η κύρια ευθύνη σας θα είναι να χτίσετε τα συστήματα, τη δομή και την πειθαρχία στην εκτέλεση των εργασιών που θα επιτρέψουν στην εταιρεία να αναπτυχθεί σε μεγαλύτερη κλίμακα. Παρόλο που αρχικά θα διαχειρίζεστε άμεσα ορισμένες επιχειρησιακές εργασίες, στόχος είναι να αναλάβετε πλήρως το σύστημα λειτουργίας της επιχείρησης και, καθώς αναπτυσσόμαστε, να αναθέτετε τις καθημερινές εργασίες ρουτίνας σε ένα άτομο σε βοηθητική θέση επιχειρησιακών λειτουργιών εισαγωγικού επιπέδου.

• Διαχείριση έργων: Δημιουργήστε ένα ενιαίο, κοινό σύστημα για όλες τις ενεργές επιχειρησιακές και διατμηματικές εργασίες. Τα έργα, οι εργασίες, τα σφάλματα, η παρακολούθηση εκκρεμοτήτων και οι προτεραιότητες δεν θα πρέπει πλέον να βρίσκονται διάσπαρτα σε συνομιλίες ή πρόχειρες σημειώσεις, αλλά να συγκεντρώνονται σε μία ενιαία πηγή έγκυρης πληροφόρησης, την οποία ολόκληρη η ομάδα μπορεί να προσπελάζει, να ενημερώνει και να εμπιστεύεται.

• Εβδομαδιαίος ρυθμός και ορατότητα: Αναλάβετε τον εβδομαδιαίο προγραμματισμό, την αξιολόγηση και την υποβολή αναφορών, ώστε οι υπεύθυνοι, οι προθεσμίες, τα εμπόδια, οι καθυστερημένες εκκρεμότητες και τα επόμενα βήματα να είναι πάντοτε σαφή και ορατά.

• Δημιουργία συστημάτων και διαδικασιών: Δημιουργήστε τις τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας, τις λίστες ελέγχου, τις ροές εργασίας και τους τακτικούς κύκλους λειτουργίας που απαιτούνται για να μετατραπεί το επαναλαμβανόμενο χάος σε αξιόπιστη ρουτίνα. Η επιτυχία σας θα μετράται από το πόσο μεγάλο μέρος της εργασίας γίνεται προβλέψιμο, τεκμηριωμένο και επεκτάσιμο.

• Επιχειρησιακή ευθύνη: Αρχικά, θα αφιερώνετε περίπου 5 – 10 ώρες την εβδομάδα στη διαχείριση αιτημάτων υποστήριξης πελατών που απαιτούν παρέμβαση σε ανώτερο επίπεδο, στην επικοινωνία με προμηθευτές, στην παρακολούθηση παραγγελιών, στην εποπτεία εκτέλεσης παραγγελιών και σε διοικητικά επιχειρησιακά καθήκοντα. Καθώς ο όγκος αυξάνεται, θα προσλάβετε, θα εκπαιδεύσετε και θα διοικείτε ένα άτομο σε βοηθητική θέση επιχειρησιακών λειτουργιών εισαγωγικού επιπέδου, που θα αναλάβει το μεγαλύτερο μέρος της καθημερινής εκτέλεσης εργασιών.

• Μεταφορές και εφοδιαστική αλυσίδα: Επιβλέπετε τα θέματα που αφορούν το τελωνείο, τις παραλαβές, τα προβλήματα στις αποστολές, τις επιστροφές προϊόντων και την απόδοση των προμηθευτών, διασφαλίζοντας ότι τα ζητήματα επιλύονται γρήγορα και με συνέπεια.

• Οργάνωση γραφείου και αποθέματος: Βελτιώστε τη διαχείριση αποθεμάτων και τη φυσική οργάνωση, ώστε να είναι εύκολος ο εντοπισμός, η παρακολούθηση και η διαχείριση των υλικών συσκευασίας, των βασικών επιχειρησιακών ειδών και του αποθέματος.

Με την πάροδο του χρόνου, ο ρόλος αυτός αναμένεται να απομακρυνθεί από τις καθημερινές εργασίες ρουτίνας και να επικεντρωθεί στη δημιουργία συστημάτων, στη βελτίωση της εκτέλεσης, στη διοίκηση ανθρώπων και στην υποστήριξη της ηγεσίας για την αποτελεσματική λειτουργία της εταιρείας καθώς αναπτύσσεται σε μεγαλύτερη κλίμακα.

Πώς ορίζεται η επιτυχία σε 90 ημέρες

Αν ταιριάζετε στη θέση, τα προβλήματα θα επιλύονται πριν εξελιχθούν σε κρίση. Μέσα στους πρώτους δύο έως τρεις μήνες, θα έχετε επιτύχει τα εξής:

• Πλήρη αποδέσμευση του ιδρυτή από τις καθημερινές λειτουργικές εργασίες ρουτίνας.
• Δημιουργία ενός σαφούς συστήματος για ενεργές εργασίες, σφάλματα, έργα και παρακολούθηση επιχειρησιακών εκκρεμοτήτων, με ορισμένους υπευθύνους, προθεσμίες και επόμενα βήματα.
• Καθιέρωση ενός αξιόπιστου εβδομαδιαίου ρυθμού προγραμματισμού και υποβολής αναφορών, ώστε να είναι άμεσα εμφανές τι έχει καθυστερήσει, τι αντιμετωπίζει εμπόδιο, τι κινδυνεύει ή ποιο είναι το επόμενο βήμα.
• Τεκμηρίωση των βασικών ροών εργασίας που χρειάζεται η επιχείρηση για να λειτουργεί ομαλά, καθώς και ουσιαστική αναβάθμιση της οργάνωσης και χρηστικότητας του γραφείου και της διαχείρισης αποθέματος.

Τι χρειάζεται να διαθέτετε

• Εμπειρία: Από 3 έως 6 έτη πρακτικής εμπειρίας σε λειτουργίες ηλεκτρονικού εμπορίου, εφοδιαστική απευθείας προς τον καταναλωτή, λειτουργίες εξυπηρέτησης πελατών ή σε αντίστοιχο περιβάλλον νεοφυούς επιχείρησης με γρήγορους ρυθμούς, καθώς και ουσιαστική εμπειρία στη δημιουργία, λειτουργία ή αισθητή βελτίωση συστημάτων εργασιών, έργων ή εκτέλεσης στο πλαίσιο μικρής ομάδας.
• Γλώσσες: Άριστη γνώση τόσο της αγγλικής όσο και της ισπανικής γλώσσας.
• Τεχνολογική εξοικείωση: Πλήρης άνεση στη χρήση συστημάτων CRM, λογισμικού υποστήριξης πελατών, εργαλείων διαχείρισης εργασιών, υπολογιστικών φύλλων, καθώς και εξοικείωση με έννοιες αυτοματισμού και API.
• Νοοτροπία: Έντονο αίσθημα υπευθυνότητας, τελειομανής προσήλωση στη λεπτομέρεια και υψηλά πρότυπα για τη σωστή εκτέλεση των εργασιών. Δεν περιμένετε υποδείξεις για να εντοπίσετε και να διορθώσετε κάτι, ενώ νιώθετε άνετα να συντονίζετε και να παρακινείτε άλλους ώστε να προχωρούν οι εργασίες όταν χρειάζεται.
• Θα εκτιμηθούν ιδιαίτερα:
  • Εμπειρία στη διοίκηση (και στη διαχείριση έργων)
  • Προϋπηρεσία στην αγορά κοσμημάτων ή άλλων ειδών πολυτελείας
  • Εμπειρία στον συντονισμό προμηθευτών
  • Εμπειρία άμεσης συνεργασίας με διευθύνοντες συμβούλους, ιδρυτές ή προγραμματιστές
  • Ισχυρό ένστικτο για τον σχεδιασμό διαδικασιών
  • Διαμονή και επαγγελματική δραστηριότητα στη Μαδρίτη για το μεγαλύτερο μέρος της καριέρας σας

Πότε θα ευδοκιμήσετε (και πότε όχι)

Θα αγαπήσετε τη δουλειά εδώ αν παίρνετε πρωτοβουλίες, έχετε μια μικρή εμμονή με τις λεπτομέρειες και απολαμβάνετε πραγματικά να μετατρέπετε ανοργάνωτες λειτουργίες σε ξεκάθαρα συστήματα, διατηρώντας την ομάδα συντονισμένη και τις εργασίες σε εξέλιξη. Νιώθετε άνετα να συντονίζετε τη συνεργασία με τη διοίκηση, να διασφαλίζετε ότι η ομάδα λογοδοτεί για τις ευθύνες της και να βρίσκετε λύσεις καθώς προκύπτουν τα ζητήματα.

Ως άνθρωποι είμαστε χαλαροί, αλλά παίρνουμε τα πρότυπα ποιότητας εξαιρετικά σοβαρά. Εκτιμούμε την ταχύτητα, τις έξυπνες ιδέες, την ευθύτητα, λίγη παιχνιδιάρικη διάθεση και το να κάνουμε ό,τι χρειάζεται για να πετύχουμε.

Πιθανότατα θα μισήσετε αυτή τη δουλειά αν: χρειάζεστε ένα αυστηρά δομημένο εταιρικό περιβάλλον, αναζητάτε έναν περιορισμένο ρόλο υποστήριξης πελατών ή διοικητικής υποστήριξης, περιμένετε έτοιμες λίστες καθηκόντων, αποφεύγετε τη λογοδοσία ή αποδιοργανώνεστε εύκολα όταν αλλάζουν οι προτεραιότητες.

Τι προσφέρουμε

• Αποδοχές: Από 38.000 € έως 48.000 € μεικτά ετησίως, ανάλογα με την καταλληλότητά σας για τη θέση και την εμπειρία.
• Άδεια: 25 ημέρες αμειβόμενης άδειας, πλέον των επίσημων ισπανικών αργιών.
• Ευελιξία: Ευέλικτο ωράριο εργασίας με έμφαση στα αποτελέσματα, καθώς και δυνατότητα υβριδικής εργασίας μόλις σταθεροποιηθούν οι λειτουργίες.
• Επίδραση και εξέλιξη: Άμεση συνεργασία με τον ιδρυτή, ταχεία απόκτηση γνώσεων σε μια επιχείρηση που θέτει την τεχνητή νοημοσύνη στο επίκεντρο και πραγματική προοπτική εξέλιξης σε ανώτερο επιχειρησιακό ρόλο.

Η διαδικασία επιλογής

Μας αρέσει να κινούμαστε γρήγορα. Η διαδικασία είναι απλή και ξεκάθαρη:

1. Υποβολή αίτησης
2. Δομημένη εισαγωγική κλήση
3. Συνέντευξη 1 + δείγμα εργασίας
4. Συνέντευξη 2 + τεστ προσωπικότητας
5. Συστάσεις
6. Πρόταση συνεργασίας

Θέλετε να μετατρέψετε το χάος σε ξεκάθαρα συστήματα και να μας βοηθήσετε να αναπτυχθούμε σε μεγαλύτερη κλίμακα; Κάντε αίτηση τώρα χρησιμοποιώντας την παρακάτω φόρμα.